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Secrétaire - Service de police

Organisme : Ville de Mercier

Située sur la Rive-Sud de Montréal et en bordure de la nouvelle autoroute 30, la Ville de Mercier offre une qualité de vie à ses citoyens en raison de son territoire urbain et rural. Avec une population d’un peu plus de 13 152 citoyens, la Ville offre à ses résidents un éventail complet de services en matière d’éducation, de santé et de sécurité. En croissance régulière, la Ville de Mercier offre plusieurs projets domiciliaires répondant à des besoins variés. La proximité de l’autoroute 30 est un atout majeur pour une prospérité croissante. La Ville de Mercier évolue tranquillement en songeant à l’avenir et en se souciant de la qualité de vie de ses familles. Le parc immobilier existant offre également un éventail de choix, permettant un milieu de vie plus vaste que la ville, plus encadré que la campagne et plus convivial que les grandes agglomérations.

Téléphone
450 691-6090

Télécopieur
450 691-6529

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Catégorie : Secrétariat / bureautique
Type de poste : Permanent, Temps plein
Date de début de publication : Le 14 février 2018
Date de fin de publication (limite du concours) : Le 26 février 2018

Responsabilités

DESCRIPTION SOMMAIRE

Sous la responsabilité du directeur où il est affecté, le titulaire accomplit diverses tâches de secrétariat afin d'assurer au personnel de la direction le support nécessaire au travail de bureau. Il accomplit également certaines tâches administratives reliées à sa direction. Il renseigne les citoyens concernant les différents services, politiques et procédures qui sont offerts par la Ville.

DESCRIPTION DES TÂCHES

Parmi ses tâches, la secrétaire est appelée à :

  • Filtrer et traiter les appels téléphoniques et courriels, transmettre les communications, donner les informations demandées, prendre les messages ;
  • Traiter la correspondance, les rapports, les notes de services, les factures et autres documents à partir des indications, à l'aide des logiciels usuels ;
  • Effectuer toute saisie de données, compiler des données et statistiques, effectuer certaines recherches, préparer, rédiger, élaborer divers tableaux de présentation et assembler des documents et divers dossiers requis ;
  • Remplir et acheminer divers formulaires tels que réquisitions, factures, lettres, rapports, etc., selon les politiques et procédures en vigueur ;
  • Recevoir les demandes et les plaintes, les enregistrer et les transmettre aux personnes concernées et faire le suivi des dossiers ;
  • Soutenir l'ensemble de la direction au niveau de la création, de la rédaction et de l'envoi de communications écrites ou correspondances; et également toutes autres tâches selon ses habilités et connaissances ;
  • S'assurer de la mise à jour des différents documents, règlements, procédures, etc. et s'assurer que tout document en circulation soit à jour ;
  • Préparer et envoyer la documentation pour les réunions, comités ou autres, rédiger les procès-verbaux et établir la liste des présences ;
  • Accueillir les visiteurs, s'informer du but de leur visite, donner des renseignements ou les diriger aux personnes concernées ;
  • Participer à monter, à analyser et à tenir à jour les dossiers électroniques et papiers relatifs à la gestion des ressources humaines et matérielles ;
  • Procéder aux commandes de matériels et de produits requis par son service, préparer les réquisitions, recevoir la marchandise et en faire la vérification selon les procédures et politiques en vigueur ;
  • Recevoir et traiter les demandes des différents services ou d'organismes en terme de photocopies, de matériels, de réservation de locaux et de voitures et en faire le suivi ;
  • Faire le suivi de tous les dossiers sous sa gouverne ;
  • Procéder à la saisie de toutes données informatiques ou manuscrites tels que les inscriptions, réservations, emprunts de matériel, etc. à l'aide des logiciels usuels et en faire la mise à jour, et s'assurer de la validation des entrées informatiques;
  • Faire la recherche de documentation, informer et classer tout document ou autre selon les directives et procédures en vigueur ;
  • Préparer et assurer un suivi auprès du gestionnaire pour la préparation des salles lors d'activités ou d'assemblées organisées tout en maintenant l'horaire des activités à jour ;
  • Collaborer à différents dossiers spéciaux ponctuels selon la demande de son supérieur immédiat ;
  • Participer à l'élaboration, à l'implantation et à l'application des procédures et politiques relevant de la direction.

AUTRES

Cette description n’est pas limitative, mais indicative. Elle contient les principales tâches à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat.

Exigences

QUALIFICATIONS

  • Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat;
  • Toute expérience dans le domaine représente un atout ;
  • Réussir l’enquête de réputation ;
  • Maîtrise de l'environnement Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
  • Connaissance des logiciels et outils informatiques en sécurité publique (CRPQ, MIP, SARC) serait un atout considérable ;
  • Maîtrise de la langue française (oral et écrit) et connaissance pratique de la langue anglaise (oral et écrit) ;
  • Avoir de l'autonomie, être un bon joueur d’équipe et être polyvalent(e) ;
  • Faire preuve de discrétion, de tact,  l'entregent et de courtoisie ;
  • Connaissance du milieu municipal serait un atout majeur.

ÉVALUATION

  • Test de la suite Microsoft Office ;
  • Entrevue ;
  • Réussir l’enquête de réputation.

Commentaires

CANDIDATURE
Les personnes intéressées par ce poste doivent soumettre leur candidature en faisant parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard lundi, 26 février 2018, 8 h, par courriel à l’adresse [email protected], en précisant dans l’objet : Candidature – Secrétaire – Service de police.

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi, soit les femmes, les minorités ethniques, les minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées.

La Ville remercie à l’avance toutes les personnes qui auront signifié leur intérêt pour le poste, mais seules les personnes retenues seront contactées.

Conditions salariales

Les conditions de travail sont régies par la convention du syndicat canadien de la fonction publique, section locale 3153.

Responsable Direction des ressources humaines
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